Управление закупками

Система управления закупками и определения товарного ассортимента содействует поиску и выбору стратегических партнеров, оказывает информационную помощь при построении отношений с ними.

Задачи, за выполнение которых отвечает система управления закупками, подразделяются на три группы:

1. Проведение подготовительных работ, включая:

  • анализ состояния договоров (действующих, завершенных, заблокированных, отсутствующих), позволяющий избежать заключения невыгодной сделки и снизить затраты на оформление соглашений по поставке; при оценке результатов исполнения договоров рассматриваются такие показатели, как сумма, накопленная для скидок, объем и скорость поставок, товарный ассортимент, условия платежей (предоставление кредита, оплата по частям, отсрочка платежа), дополнительные услуги (доставка, временное хранение и т.п.)
  • анализ собственных продаж (на основании имеющихся данных по продажам за выбранный период)
  • анализ заказов покупателей
  • анализ заявок от внутренних служб на ведение собственной административно-хозяйственной деятельности и обеспечение нужд производства
  • анализ товарного запаса

2. Инициирование процесса закупки, предполагающее:

  • оформление заказа
  • заключение договора
  • организацию поставки с учетом графика отгрузки и выбранной транспортной схемы

3. Контроль за поставкой товаров, в ходе которого осуществляется:

  • контроль платежей — система позволяет отслеживать оплату поставки, которая может производиться полностью либо частично с использованием различных видов платежей (наличного или безналичного расчета, бартера, взаимозачета). При этом могут быть задействованы схемы документооборота и механизмы передачи данных в процессе формирования первичных документов. Расчет по сделке выполняется с помощью механизма ведения картотеки взаиморасчетов
  • расчет и отнесение затрат на себестоимость полученного товара

Списание недопоставки, брака или формирование возвратных расходных накладных выполняется автономно или с использованием схем и правил формирования документов. При ведении взаиморасчетов для погашения задолженности по поставке данные этих документов можно будет учитывать, если осуществить либо возврат произведенного аванса, либо допоставку (для этого формируется отдельный документ).